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社用車や営業車を複数台持つ会社で、車検の満了日や点検の履歴をドライバー個人の記憶に頼って管理しているケースは少なくありません。台数が少ないうちはなんとかなっていても、担当者が変わったり台数が増えたりした途端に管理が追いつかなくなります。

そうした事態を防ぐのが「社用車管理台帳」です。本記事では、中小企業でもすぐに使える管理台帳の作り方と、記録しておくべき項目を解説します。

社用車管理台帳とは

社用車管理台帳とは、会社が保有する車両の情報を一元管理するための記録です。車検の満了日や法定点検の履歴、保険の更新時期、使用ドライバーの情報などをまとめておくことで、管理の抜け漏れを防ぐことができます。

法律で作成が義務づけられているものではありませんが、車検切れや点検漏れによるリスクを避けるために、社用車を保有するすべての会社に整備をおすすめします。ドライバー任せの管理が引き起こすリスクについては、社用車の車検・点検をドライバー任せにする会社が陥るリスクで詳しく解説しています。

管理台帳に記録すべき項目

管理台帳に盛り込む項目は、大きく「車両基本情報」「車検・保険情報」「点検・整備履歴」「使用状況」の4つに分けると整理しやすいです。

車両基本情報

まず車両そのものの基本情報を記録します。

・車両番号（ナンバープレート）
・車種/メーカー/グレード
・年式/型式
・車台番号
・取得年月日/取得価格
・担当ドライバー名

担当ドライバーは変わることがあるため、現在の担当者と過去の担当者を両方残しておくと引き継ぎがしやすくなります。

車検・保険情報

法令上の期限管理で最も重要な部分です。

・車検満了日
・自賠責保険の満了日/保険会社
・任意保険の満了日/保険会社/証券番号
・保険等級

車検と自賠責保険は同時に更新するケースが多いですが、任意保険の更新時期は別になっていることがあります。それぞれを独立して管理しておくことで、更新漏れを防げます。

点検・整備履歴

実施した点検や修理の記録です。

・法定点検の実施日/実施工場
・点検時の走行距離
・修理/交換の内容と費用
・次回点検の予定日/予定走行距離

点検の履歴を残しておくことは、整備不良による事故が起きた際に会社として適切な管理をしていた証明にもなります。

使用状況

日常的な使用記録です。

・月間走行距離
・給油記録（日付・給油量・単価）
・事故・違反の記録

給油記録は燃費の変化から車両の不調を早期に察知するためにも役立ちます。

Excelで作る場合のシート構成

管理台帳はExcelで作るのが最もシンプルで、中小企業向きです。以下のシート構成を基本にすると管理しやすくなります。

シート1：車両一覧
全車両を1行1台で並べた一覧表。車検満了日と保険満了日を入力し、条件付き書式で期限が3ヶ月以内になったらセルを赤くする設定にしておくと見落としを防げます。

シート2：点検・整備履歴
車両番号・実施日・内容・費用を記録する履歴シート。車両ごとにシートを分けるより、全台を1枚にまとめてフィルターで絞り込む方が管理しやすいです。

シート3：月次走行距離記録
各車両の月末走行距離を記録しておくと、年間走行距離の集計や次回点検タイミングの把握に使えます。

運用を続けるためのポイント

管理台帳は作っただけでは意味がなく、継続して更新することが重要です。運用を続けるためのポイントを3つ挙げます。

更新担当者を決める

台帳の更新を「誰でもやれる」状態にしておくと、結果的に誰もやらなくなります。更新担当者を1名決め、点検や車検のたびに必ず記録を入れるルールにすることで継続しやすくなります。

整備工場からの請求書・記録簿を保管する

点検や修理の後に整備工場から受け取る請求書や点検記録簿は、そのまま捨てずにファイルに保管しておきます。台帳への記入漏れがあっても、書類があれば後から復元できます。

月に1度、車検・保険の期限を確認する日を決める

月に1度、全車両の車検満了日と保険満了日を確認する日を決めておくと、更新漏れの発見が早くなります。カレンダーに定例作業として入れておくのが最もシンプルな方法です。

台数が増えたら管理の見直しが必要

5台以下の台数であればExcel管理で十分対応できますが、10台を超えてくると一覧での把握が難しくなってきます。台数が増えた場合の管理体制の整え方については、複数台の社用車・営業車を一括管理する方法とコストの考え方で解説しています。

また、社用車に輸入車を使っている場合は、点検の周期や対応工場の情報も台帳に記録しておく項目として加えることをおすすめします。輸入車特有の管理上の注意点は、輸入車の社用車、国産車よりも点検・管理にコツが必要な理由で詳しくまとめています。

まとめ

社用車管理台帳は、車両基本情報・車検と保険の期限・点検整備の履歴・使用状況の4つを記録するものです。Excelで作る場合は「車両一覧」「点検履歴」「走行距離記録」の3シート構成が基本になります。

大切なのは作ることより更新し続けることです。更新担当者を決め、月1回の確認日を設けるだけで、車検切れや点検漏れのリスクは大きく減らせます。